Buitenlandse btw op inkoopfacturen – simpel uitgelegd

Werk je als zzp’er met buitenlandse leveranciers? Bijvoorbeeld voor software, advertenties, coaching of goederen? Dan krijg je te maken met buitenlandse btw op inkoopfacturen. Dat klinkt ingewikkeld, maar met de juiste basiskennis valt het goed te overzien.

In deze blog leggen we in simpele taal uit hoe je als zzp’er omgaat met buitenlandse btw op inkoopfacturen.

Wat is buitenlandse btw?

Buitenlandse btw is btw die op een factuur staat van een leverancier uit een ander land. Dit kan een leverancier zijn:

Binnen de EU (zoals Duitsland of België)

Buiten de EU (zoals de VS of China)

Hoe je hiermee omgaat, hangt af van of je goederen of diensten koopt.

Inkoop binnen de EU: meestal geen btw betalen

Koop je als zzp’er iets bij een ondernemer binnen de EU? Dan wordt de btw vaak verlegd.

Wat betekent btw verlegd?

De leverancier zet geen btw op de factuur

Op de factuur staat “btw verlegd” of “VAT reverse charged”

Jij rekent zelf Nederlandse btw uit

Je geeft deze btw aan in je btw-aangifte

Meestal mag je die btw direct weer aftrekken

Je betaalt dus niets extra’s, maar je moet het wel goed aangeven.

👉 Let op: je btw-nummer moet op de factuur staan.

Inkoop buiten de EU

Goederen kopen van buiten de EU

Koop je goederen van buiten de EU?

Je betaalt invoer-btw bij de douane

Deze btw mag je terugvragen via je btw-aangifte

Soms betaal je ook invoerrechten

Diensten kopen van buiten de EU

Koop je diensten (zoals software of online tools) van buiten de EU?

De btw wordt meestal ook verlegd

Jij berekent Nederlandse btw

Je geeft dit aan in je btw-aangifte

Buitenlandse btw terugvragen

Soms staat er toch buitenlandse btw op een factuur, bijvoorbeeld bij:

Hotels in het buitenland

Brandstofkosten

Deelname aan een beurs

Deze btw kun je niet aftrekken in je Nederlandse btw-aangifte. Je moet dit apart terugvragen:

EU-btw: via de Belastingdienst (EU-teruggaaf)

Niet-EU-btw: via het land zelf

Veelgemaakte fouten bij zzp’ers

Buitenlandse btw toch aftrekken in de btw-aangifte

Verlegde btw vergeten aan te geven

Geen btw-nummer gebruiken

Facturen verkeerd boeken

Online boekhoudprogramma’s en btw-keuzes

Veel zzp’ers werken met een online boekhoudprogramma. Het fijne is dat deze programma’s je vaak helpen bij het kiezen van de juiste btw. Je krijgt dan een menu met btw-opties waar je uit kunt kiezen. Daar staan ook opties tussen voor buitenlandse btw en btw verlegd.

Het is belangrijk dat je hier de juiste keuze maakt, omdat het programma op basis daarvan je btw-aangifte invult.

Voorbeelden per boekhoudprogramma

Moneybird
In Moneybird kies je bij een inkoop- of verkoopfactuur bijvoorbeeld:

Btw verlegd (binnen EU)

Btw verlegd (buiten EU)

0% btw (export buiten EU)

Geen btw

Bunni
In Bunni zie je onder andere opties zoals:

EU-diensten btw verlegd

Niet-EU diensten btw verlegd

Invoer btw

0% btw

Jortt
Jortt werkt met duidelijke btw-categorieën, zoals:

Btw verlegd binnen de EU

Btw verlegd buiten de EU

Export buiten de EU (0%)

Geen btw van toepassing

MoneyMonk
In MoneyMonk kun je bij btw kiezen uit onder andere:

EU btw verlegd

Niet-EU btw verlegd

0% btw export

Geen btw

De namen kunnen per programma iets verschillen, maar de betekenis is hetzelfde.

Meest gekozen btw-opties per situatie (handig voor zzp’ers)

Twijfel je welke optie je moet aanklikken? Hieronder een paar veelvoorkomende situaties:

Je koopt software of online tools uit de EU (bijv. Adobe, hosting):
Kies EU btw verlegd.

Je koopt diensten uit de VS of een ander niet-EU land:
Kies Niet-EU btw verlegd.

Je verkoopt diensten aan een EU-ondernemer:
Kies Btw verlegd (verkoop binnen EU).

Je verkoopt goederen buiten de EU:
Kies 0% btw – export buiten EU.

Je verkoopt aan een niet-EU klant (diensten):
Kies Geen btw of Buiten EU (afhankelijk van het programma).

Kijk bij twijfel altijd naar:

Binnen of buiten de EU?

Goederen of diensten?

Ondernemer of particulier?

Maak je de juiste keuze, dan doet het boekhoudprogramma de rest voor je.

Conclusie

Buitenlandse btw kan in het begin ingewikkeld lijken, maar met de juiste basiskennis én de juiste instellingen in je boekhoudprogramma valt het goed te doen. Door bewust te kiezen voor de juiste btw-optie voorkom je fouten in je aangifte.

Hulp nodig bij buitenlandse btw?

Twijfel je of je het allemaal goed hebt ingesteld of toegepast?

Plan een consult: samen kijken we naar jouw situatie en kun je direct al je vragen stellen. Het consult is eenvoudig online in te plannen.

Administratie check: wij lopen je administratie van het afgelopen jaar voor je door en geven duidelijke terugkoppeling over wat goed gaat en wat beter kan.

Zo weet je zeker dat je btw klopt en kom je niet voor verrassingen te staan.