Zakenlunch of etentje met een klant: wat mag je aftrekken als zzp'er?

Je spreekt een potentiële klant bij een lunch, of je viert het afronden van een project met een zakelijk diner. Logisch dat je die kosten wilt aftrekken. Maar eten en drinken met relaties valt in de boekhouding in een speciale, beperkt aftrekbaar categorie. Hier lees je precies hoe het werkt.

De 80%-regel voor eten en drinken

Kosten voor eten, drinken en representatie met zakelijke relaties zijn maar voor 80% aftrekbaar. De overige 20% beschouwt de Belastingdienst als een persoonlijk voordeel — je hebt immers ook zelf gegeten.

Voorbeeld:

Je betaalt €150 voor een zakenlunch

80% × €150 = €120 mag je aftrekken als zakelijke kosten

De overige €30 zijn niet aftrekbaar, deze boek je als privé onttrekking

Let op: heb jij een BV? Dan wordt niet 80%, maar 73,5% als zakelijke kosten gezien

Wat valt onder deze regel?

De 80%-beperking geldt voor een breed scala aan representatiekosten, zoals:

- Lunches en diners met klanten, opdrachtgevers of leveranciers

- Borrels of netwerkborrels met zakelijke relaties

- Koffie en lunch op kantoor van een klant (als jij betaalt)

- Etentjes bij zakelijke evenementen

Wat moet je noteren voor de Belastingdienst?

Dit is waar het bij veel zzp'ers misgaat: de bonnetjes bewaren ze keurig, maar de context ontbreekt. De Belastingdienst kan vragen om bewijs dat de uitgave werkelijk zakelijk was. Noteer daarom bij elke zakenlunch:

- Met wie je gegeten hebt (naam en bedrijf)

- Wat het zakelijke doel was (bijv. kennismaking, projectbespreking, contractonderhandeling)

Een korte aantekening in je agenda of boekhoudprogramma is al voldoende. Zonder die onderbouwing loop je risico dat de aftrek bij een controle volledig wordt afgewezen.

En de btw dan?

Over eten en drinken in horecagelegenheden mag je als zzp'er geen btw terugvragen, ook niet het zakelijke deel.

Wat is geen zakenlunch?

Let op het verschil tussen een zakenlunch en een privémaaltijd die je probeert zakelijk te maken. De Belastingdienst kijkt naar de werkelijke aard van de uitgave. Een etentje met vrienden die toevallig ook ondernemer zijn, of een borrel na werktijd zonder zakelijk doel, valt niet onder zakelijke representatiekosten.

Zakelijk eten vanuit huis of eigen kantoor

Koop je boodschappen of haal je eten voor een zakelijke bespreking op jouw kantoor? Dan gelden soortgelijke regels. Eten voor jezelf tijdens werktijd — bijvoorbeeld een broodje aan je bureau — is in principe niet aftrekbaar.

Praktische tip: maak het een gewoonte

Maak het jezelf makkelijk door direct na elke zakenlunch een korte notitie te maken. Foto van het bonnetje + twee zinnen context in je boekhoudapp: dat is alles wat je nodig hebt. Zo bouw je zonder moeite een waterdichte administratie op.

Bij De Boekhoudclub helpen we zzp'ers dagelijks met dit soort vragen. Twijfel je over wat jij mag aftrekken? Neem een kijkje op deboekhoudclub.nl of plan direct een consult in en stel je vraag aan ons team.